Waarom Microsoft Teams de beste keuze is als DMS
Informatie is het kapitaal van ieder bedrijf. Het is daarom niet gek dat gesprekken over informatiemanagement en documentbeheer terug blijven komen. "Voldoen de huidige systemen?" Een goed Document Management Systeem (DMS) is namelijk cruciaal voor ieder bedrijf. Dit is niet alleen belangrijk voor de efficiëntie, maar ook voor de kwaliteit van informatie. Een goed DMS helpt jouw organisatie alle documenten centraal op te slaan en te beheren. Ook zorgt een goed DMS ervoor dat medewerkers overal en altijd toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment. Hoe kies je het juiste DMS voor jouw organisatie?
Microsoft Teams als DMS
Ga je aan de slag met een goed DMS, dan heb je hier niet gelijk een duur systeem voor nodig. Want de best mogelijke optie heb je met Microsoft Teams al in huis. Microsoft heeft decennia ervaring met het beroemde SharePoint. Door Microsoft Teams op dit platform te baseren en volledig te integreren, is het een geschikt DMS voor iedere organisatie.
Microsoft Teams biedt een krachtig nieuw alternatief voor veel legacy-systemen. Teams heeft namelijk een breed scala aan functies die je in staat stellen om content te creëren, op te slaan en te delen. Met Microsoft Teams als oplossing voor documentbeheer is geen extra DMS nodig en profiteert je bedrijf van de toepassingen en diensten die al worden gebruikt.
De belangrijkste functies van Microsoft Teams als DMS
Dit zijn de belangrijkste functies van een Document Management Systeem op een rij, en ja, daar is Teams uitermate geschikt voor:
- Opslaan van documenten
- Documentkenmerken, ordenen en vinden
- Versiebeheer
- Documenten aanmaken via sjablonen
- Toegang beheren tot documenten
- Samenwerken aan documenten
- Documenten goedkeuren
- Mobiele toegang
Dankzij deze functionaliteiten zijn silo's met een extra DMS verleden tijd. Met Microsoft Teams werk je voortaan efficiënt samen op een gezamenlijk platform. Zo wordt integraal werken de standaard en breng je alle zaken eenvoudig samen op één plek. Op die manier maak je eenvoudig gebruik van veilige dataopslag en werk je real-time samen met klanten. Met Microsoft Teams als DMS werk je dus centraler, productiever, veiliger én slimmer. En dat is wel zo efficiënt.
Ook handig: met Microsoft 365 leg je de basis voor een integraal klantdossier door efficiënte integraties met software als AFAS en Exact.
De voordelen van Teams als DMS
Met Microsoft Teams wordt communiceren en samenwerken binnen jouw organisatie eenvoudig. Het biedt een gebruiksvriendelijke interface, krachtige functionaliteiten en is verbonden met andere Microsoft 365-toepassingen. Bovendien werkt de hele organisatie er al in, dus is het niet nodig om een heel nieuw systeem te implementeren. Dit zorgt voor een gestandaardiseerde werkwijze.
Een hoop voordelen dus om te kiezen voor Microsoft Teams als DMS. Bij CTB helpen we je graag op weg. Dit doen we aan de hand van handige document templates van onze P365 software.
Moderne document templates zorgen voor één werkwijze
De document templates van P365 van CTB helpen jouw organisatie bij het creëren van een gestandaardiseerde werkwijze. Dat zit zo: alle document templates worden centraal beheerd. Ook worden alleen de juiste document templates aangeboden. Zo zijn gebruikers niet meer onnodig lang bezig om het juiste template te vinden. En last but not least: gegevens worden automatisch gevuld.
Aan de slag met Teams als DMS
Wil jij aan de slag met Microsoft Teams als DMS voor jouw organisatie? Bij CTB denken we graag met je mee. In een persoonlijk gesprek bespreken we graag de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Maak de overstap van netwerkschijf naar SharePoint en Teams
Ontdek in 50 minuten waarom je jouw netwerkschijf wilt vervangen. Krijg praktische tips voor een succesvolle overstap. Zo werk je voortaan veilig en efficiënt samen met collega’s en externen.
