Zo regelt VMI Group wereldwijd documentmanagement

Achtergrond

VMI Group is een onderneming met 1600 werknemers die actief is in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Azië. Het bedrijf is marktleider in innovatieve hightech machines voor banden, rubber en blik en de farmaceutische en persoonlijke verzorgingsindustrie. VMI heeft verschillende dochterondernemingen over de hele wereld en veel van de werknemers werken op afstand of zijn vaak op reis. Daarom heeft VMI een systeem nodig dat veilig en gemakkelijk documenten kan opslaan en delen tussen al zijn locaties.

Uitdaging

De documenten die zijn opgeslagen op de bestandsservers van VMI zijn moeilijk te benaderen en te bewerken door een gebrek aan functionaliteit voor werkstromen, doorzoeken en wijzigen. Bovendien is de structuur van de mappen en het rechtenbeheer niet flexibel. Voor medewerkers is daardoor niet altijd de juiste informatie beschikbaar en wordt de samenwerking bemoeilijkt. Dit leidt ertoe dat werknemers bijvoorbeeld hun toevlucht nemen tot het aanleggen van eigen dossiers.

VMI heeft een DMS-systeem nodig dat wereldwijd toegankelijk is. Het moet een eenvoudigere samenwerking tussen werknemers onderling en met externe klanten en leveranciers mogelijk maken.

“Wij zijn al enige tijd op zoek naar een oplossing die wereldwijd toegang biedt tot onze documenten. Na een zorgvuldige evaluatie hebben we besloten om te kiezen voor P365 van CTB. Dit product maakt het mogelijk om Microsoft 365 en Teams gemakkelijk te beheren en te integreren met andere systemen in ons bedrijf, zoals onze ERP/EAM/CRM-systemen. Hierdoor zullen we een betere controle hebben over onze documenten en gegevens en zal de samenwerking tussen onze vestigingen en mobiele medewerkers verbeteren.”
Jouke de Boer, VP ICT VMI Group

Oplossing

Door de keuze voor P365, Microsoft 365 en Teams voor documentbeheer, is het voor VMI mogelijk om de kwaliteit van informatie te waarborgen en medewerkers wereldwijd efficiënter te laten samenwerken en communiceren.

Zo kunnen de verschillende vestigingen hun (mobiele) werknemers en zelfs externe partijen gemakkelijker toegang geven tot de informatie die ze nodig hebben. P365, Microsoft 365 en Microsoft Teams creëren voor werknemers een gemakkelijke manier om samen te werken met klanten en leveranciers, ongeacht de locatie.

P365 biedt daarnaast een naadloze integratie tussen Microsoft Teams en mogelijkheden tot koppeling met een breed scala aan bedrijfssystemen, waaronder ERP-, CRM- en DMS-systemen. Dit stelt VMI in staat centraal opgeslagen informatie te hergebruiken en in de Microsoft 365 omgeving geautomatiseerd en gestandaardiseerd veilig te ontsluiten.

Naast dat CTB met P365 de technologie biedt om het gebruik van Microsoft 365 en Microsoft Teams te standaardiseren, begeleiden we ook het implementatietraject vanaf advies tot aan adoptie. Onze ervaring helpt om de implementatie vlot en soepel te laten verlopen, zodat ook in dit proces het wiel niet opnieuw uitgevonden hoeft te worden.