Zo kreeg van Dorp wildgroei aan informatie en Teams onder controle

Achtergrond

Van Dorp heeft 20 vestigingen door het hele land, 1250 medewerkers en is klant van CTB sinds 2018. Voornamelijk voor onderhoudscontracten van gebouwen. Familiebedrijf Van Dorp begon in 1985 als traditioneel installatiebedrijf. Ze zijn uitgegroeid tot technisch dienstverlener dat méér doet dan installaties en continu innoveert.

ICT-manager Eric Overgaauw zag dat het bedrijf "de wildgroei aan informatie en archivering steeds moeilijker onder controle kreeg. We waren ervan overtuigd dat we naar een Office 365-oplossing moesten en jullie oplossing kwam het meest dichtbij. Ook voelde ik jullie commitment om met ons een gezámenlijke oplossing neer te zetten."

Uitdaging

‘Mijn kijk op de rol die informatie speelt binnen een bedrijf, is een tikkie filosofisch. Denk aan de manier waarop het spoorwegennet in Engeland ontstond in de negentiende eeuw. Om het treinsysteem te laten werken en afspraken te kunnen maken over wanneer welke trein waar reed, moesten er afspraken worden gemaakt over tijd. Tot dat moment hanteerde niet iedereen in het land dezelfde tijd. Vanaf het moment dat die afspraak er wel was, ontstond de samenhang, de samenwerking, het netwerk. Oftewel: zodra je informatie vastlegt en deelt, ontstaat er een gemeenschap. Die samenhang van informatie wordt ook gevonden in de manier waarop je met P365 in Teams samenwerkt. Daarom zijn we met CTB gaan samenwerken.

Oplossing

Het zijn de samenwerking en samenhang binnen een bedrijf die zorgen voor groei. Wanneer je medewerkers in Teams aan elkaar koppelt rond een klant, project of locatie – soms verandert de huurder, maar blijft het gebouw in ons beheer – dan verdwijnt de vrijblijvendheid en vang je op wat een collega laat vallen. Dit is een voorbeeld van wat een goed digitaal informatiesysteem doet voor de interne samenwerking en het bedienen van je klant.

Efficiencyslag

‘Maar Office, SharePoint, Teams: het is prachtig, maar niet laagdrempelig. Met CTB konden we goed overleggen over de manier waarop we ervoor konden zorgen dat mensen niet in de oude systemen blijven hangen maar de nieuwe software gebruiken. We besloten aan P365 een persoonlijke tijdlijn toe te voegen, een Persoonlijke Informatie Portal. Dat herkennen mensen van Social Media, waardoor P365 een stuk laagdrempeliger wordt. De tijdlijn geeft de gebruiker continu relevante informatie en meldingen die pas weggaan als je er iets mee doet. Dus einde aan van-je-scherm-af-vallende post-its en een enorme efficiencyslag voor je werkzaamheden.’

‘Strenge uitrol’

Wat we ook hebben gedaan: de uitrol veel aandacht gegeven. Als iedereen de tooling kent, wordt er meer informatie uitgewisseld en ontstaan er initiatieven. Daarom hebben we mensen opgeleid die medewerkers begeleiden in het werken met P365. Voorbeeldje: na de eerste weken gingen medewerkers foto’s uitwisselen via P365: “Kijk, zo zag het er uit toen ik binnen kwam – een berg spaghetti. En nu ziet het er zo uit”. Ze zijn trots op wat ze doen en dat delen ze. Ook dit is een uiting van samenhang.  Die saamhorigheid is de basis van je bedrijf.’