Efficiënt projectbeheer bij Unica met één manier van werken

Achtergrond

Unica, een vooraanstaande technische dienstverlener in Nederland, vervult een cruciale rol bij de ontwikkeling en het onderhoud van duurzame en veilige gebouwen. Met haar brede netwerk van bedrijven en een team van meer dan 3.700 professionals biedt Unica een breed scala aan technische diensten, variërend van installatietechniek tot beveiligingsmanagement en building automation. Dankzij deze diversiteit en expertise heeft Unica zich gevestigd als een betrouwbare partner voor haar klanten.

Uitdaging

In haar streven naar continue verbetering, heeft Unica de mogelijkheid aangegrepen om haar bedrijfsvoering nog efficiënter en productiever te maken. Enkele belangrijke verbeterpunten waren het optimaliseren van het documentbeheer, het standaardiseren van sjablonen en processen, en het volledig benutten van de potentie van Microsoft 365, met Teams en SharePoint als belangrijkste instrumenten. Unica begreep dat de verbetering van deze punten een aanzienlijke boost zou geven aan haar efficiëntie en productiviteit.

Oplossing

Als eerste stap in haar optimalisatietraject, heeft Unica P365 van CTB geïmplementeerd. P365 is een unieke cloudoplossing die standaardisatie en automatisering mogelijk maakt binnen de eigen Microsoft 365 omgeving van Unica. Door uniformiteit en efficiëntie te bevorderen, een solide documentbeheersysteem op te zetten en het projectbeheer te stroomlijnen, ondersteunt P365 Unica in haar streven naar bedrijfsexcellentie.

Dankzij de implementatie van gestandaardiseerde sjablonen en processen, hebben we samen met Unica een uniforme manier van werken gecreëerd die dubbel werk elimineert en efficiëntie bevordert. Nieuwe projecten worden nu automatisch opgezet met de juiste Teams, kanalen en documenten. Dit levert niet alleen tijdwinst op bij het opstarten van nieuwe projecten, maar vergemakkelijkt ook het beheer van bedrijfsprocessen, vergoot het inzicht in de status en voortgang van belangrijke documenten en in algehele zin de uitvoering van projecten.

Het documentbeheer bij Unica is naar een hoger niveau getild door bestanden van traditionele netwerkschijven naar SharePoint Online te verplaatsen. Dankzij de invoering van Teams voor projectbeheer en een gestandaardiseerde documentomgeving voor elk project, heeft Unica nu een beter overzicht en meer controle over haar documenten.

Daarnaast hebben we het gebruik en de kennis van Microsoft 365 binnen Unica versterkt door middel van het ontwikkelen van trainingsmateriaal en het verzorgen van trainingen. De adoptie van de juiste tools vormt een essentiële factor voor een succesvolle digitale transformatie.

“Samen met CTB en hun oplossing P365 hebben wij een soepel project doorlopen waarin de uniformiteit en efficiëntie van het projectproces bij Unica verder verbeterd is.“

Ronald van Drunen, Manager ontwikkeling Unica Building Projects

Resultaten

Het P365 systeem heeft Unica een uniforme en efficiënte manier van werken geboden, met behoud van voldoende flexibiliteit voor de diverse werkzaamheden binnen het bedrijf. Dit heeft ervoor gezorgd dat Unica nu een solide basis heeft voor toekomstige groei en integratie van overgenomen bedrijven. Door de implementatie van deze verbeteringen, heeft Unica zichzelf nog beter gepositioneerd als een vooraanstaande en toekomstbestendige technische dienstverlener.