Zo maakt SPIE zich klaar voor de toekomst met digitale documentstromen

Achtergrond

Hoe regelt een moderne technische dienstverlener de administratie die bij projecten hoort? En dat dan op een manier zodat de administratie de processen niet belemmert, maar juist ondersteunt? Door technologische ontwikkelingen en schaalvergroting is het beheer van proces- en projectinformatie uitgegroeid tot een flinke uitdaging. Daarbij kunnen organisaties wel wat hulp gebruiken. Met het project Huis op orde heeft SPIE Infratechniek, specialist in openbare verlichting, verkeerssystemen en camerabewaking, als doel om data en projectinformatie eenvoudig en overzichtelijk beschikbaar maken. Daarbij krijgen zij hulp van Office 365 en implementatiepartner CTB.

Door heel Nederland is er vraag naar de diensten dieSPIE Infratechniek levert. Licht brandt immers overal, er is overal verkeer en ook de behoefte aan camerasystemen groeit. Daarom, en vanwege het feit dat het bedrijf is ontstaan uit een fusie, heeft SPIE Infratechniek meerdere vestigingen. Dat maakt het samenwerken met interne en externe stakeholders er niet eenvoudiger op: de verschillende vestigingen werken met fysieke documenten en digitale kopieën, maar de balans tussen die twee verschuift. Het management besloot dat digitalisering van de projectuitvoering een belangrijk speerpunt is.

Uitdaging

Alle fysieke en digitale documenten worden opgeslagen, bewerkt, gedeeld, opnieuw opgeslagen en weer teruggestuurd. Zoals bij wel meer organisaties gebeurt, ontstond er in de loop van de tijd bij SPIE Infratechniek een wildgroei aan data en projectinformatie. Dit vertraagde processen, zorgde voor bijkomende kosten en gaf problemen bij in- en externe samenwerkingen. Om de processen op dit gebied te stroomlijnen begon SPIE Infratechniek in 2014 met het project Huis op orde, om documentmanagement te optimaliseren.

Oplossing

Anton Hutting van SPIE Infratechniek: “Wij werkten al met Office 365, daarom wilden we graag SharePoint als oplossing voor ons projectmanagement.” Nadat de projectdoelstellingen tot in detail waren geconcretiseerd, ging SPIE Infratechniek op zoek naar een ervaren dienstverlener, die het project in Microsoft 365 (SharePoint Online) kon realiseren. Meerdere kandidaten voldeden aan dat profiel. In het kiezen van een dienstverlener baseerde SPIE Infratechniek zich onder andere op de eerste ervaringen van key users. “In hands on-sessies met de producten van de verschillende dienstverleners bleek dat het betrokken team met key users positief was over CTB.

Qua functionaliteit en de mogelijkheid tot branchespecifieke toevoegingen doen zij het goed. Dankzij de branchefocus die CTB heeft was er veel begrip voor de behoeften bij onze organisatie en de eindgebruikers. Zij werken vaker met projectorganisaties in de bouw, techniek en offshore. Bovendien hebben ze ervaring met het implementeren van SharePoint Online. Dat ze niet alleen expertise hebben met SharePoint-implementaties op zich, maar ook met de cloudoplossing Microsoft 365, is voor ons een belangrijke meerwaarde. Al met al waren zij de meest complete dienstverlener.”

De toekomst van projectmanagement in de cloud

CTB heeft ervaring met Microsoft 365 en SharePoint Online, dankzij meerdere succesvolle projecten. Hutting: “Via de cloudoplossing is het lastiger om maatwerk te leveren, maar CTB biedt extra functionaliteiten die dat ondervangen. Dat scheelt behoorlijk in de kosten en ontzorgt onze organisatie. De toevoegingen maken het beheer van templates eenvoudiger en minder arbeidsintensief en we hoeven niet steeds opnieuw metadata aan projectinformatie mee te geven. Dat scheelt heel veel tijd.”

Implementatie voor de bouwvak klaar

SPIE Infratechniek heeft als doelstelling om het project voor de bouwvakantie te voltooien. CTB werkt met een team van consultants die samen met een projectteam, van in dit geval SPIE Infratechniek, aan de slag gaan. Daarmee wordt het risico op een kennislek tot een minimum beperkt. Stapsgewijs worden meer en meer functionaliteiten opgeleverd. Het projectteam en de key users van SPIE hebben van begin tot eind invloed op de implementatie en kunnen dus op elk moment in het proces hun wensen doorgeven.

Prettige aanpak

Anton Hutting: “De gefaseerde aanpak is voor ons erg prettig. Eerst wordt SharePoint geïntegreerd met het bestaande SAP-systeem. Vervolgens wordt gezorgd dat we het intern kunnen gebruiken. In die fase kunnen we informatie over projecten, klanten en klussen via SharePoint delen. Tot slot worden de schades, storingen en tenders geïntegreerd, zodat we ook kunnen samenwerken met externe stakeholders. De software wordt in een korte tijd geïmplementeerd en zo behalen we voor de bouwvak onze doelstellingen met dit project. En we hebben van het begin tot eind inzage en inspraak in de uitvoering.”

Huis op orde

Vanaf medio 2015 beschikt SPIE Infratechniek dus over een cloudgebaseerde oplossing die de barrière tussen de verschillende vestigingen wegneemt en het samenwerken met externe stakeholders aanzienlijk vereenvoudigt. Dat levert blijere werknemers en samenwerkingspartners op en bespaart bovendien flink in de kosten. Het resultaat is dat projecten en processen in een hoger tempo voltooid worden. Anton Hutting: “We besparen op opslagkosten, zoekkosten, faalkosten en printkosten. Bovendien zijn we minder tijd kwijt aan het zoeken naar informatie en het kopiëren en synchroniseren van project- en werkmappen. De belangrijkste opbrengst zit verder in het neerzetten van een basisstructuur voor digitale uitwisselingen. Deze stappen moeten we zetten om geen achterstand op onze concurrenten op te lopen. Tot slot past het project binnen het kader van ons MVO-beleid om minder grondstoffen te gebruiken.”

Over SPIE Infratechniek

SPIE Infratechniek is expert in openbare verlichting, verkeersregeling en camerabeveiliging. De klantenbasis bestaat uit gemeenten, civiele aannemers, Rijkswaterstaat, bedrijventerreinen en woningcorporaties. SPIE Infratechniek is ontstaan uit een fusie van Ziut, Liandyn (Alliander) en IP Lighting (Enexis).

‍