Heldere samenwerking en veilig documentbeheer bij Fugro dankzij P365

Achtergrond

Fugro is ‘s werelds toonaangevende geodataspecialist, die uitgebreide informatie verzamelt en analyseert over de aarde en de structuren die erop zijn gebouwd. Door middel van geïntegreerde dataverzameling, analyse en advies ontsluit Fugro inzichten uit Geo-data om onze opdrachtgevers te helpen bij het veilig, duurzaam en efficiënt ontwerpen, bouwen en exploiteren van hun bedrijfsmiddelen.

Veel van haar medewerkers werken op afstand of reizen regelmatig over de hele wereld. Daarom heeft Fugro tools nodig die naadloze samenwerking en de wereldwijde projectmanagementprocessen ondersteunen.

Uitdaging

De documenten die voorheen op Fugro’s fileservers en/of SharePoint werden opgeslagen, waren moeilijk te benaderen en te gebruiken door een gebrek aan workflow-, zoek- en wijzigingsfunctionaliteit. Bovendien maakte deze manier van werken het moeilijk voor medewerkers om samen te werken, ongeacht tijd en locatie. Fugro wilde een consistente oplossing implementeren. Een oplossing die de samenwerking op het gebied van documentatie zou verbeteren, de manier waarop belangrijke documenten worden opgeslagen & beheerd zou standaardiseren. Bovendien verliep een groot deel van de projectcommunicatie via e-mails met groeiende cc-lijsten. Het was moeilijk om de geschiedenis van de besluitvorming te volgen en ervoor te zorgen dat de relevante teamleden betrokken waren.

Microsoft 365 biedt een schat aan functionaliteit om aan de behoeften van Fugro te voldoen, maar er zijn ook aanvullende tools nodig om structuur, automatisering en integratie af te dwingen om een complete en robuuste totaaloplossing te kunnen bieden. Aangezien Microsoft haar platform voortdurend verbetert, is het van cruciaal belang dat een oplossing gelijke tred kan houden met het ontwikkeltempo van Microsoft.

“De samenwerking in projecten binnen Fugro is sterk verbeterd met de wereldwijde implementatie van ‘SHAPE’ (de Fugro-naam voor de P365-oplossing) die in 2020 heeft plaatsgevonden. SHAPE heeft wereldwijd meer dan 3.500 gebruikers en levert een uniforme manier van werken die wordt ondersteund door Microsoft Teams en SharePoint. Het is ook nauw geïntegreerd met de Fugro-systemen voor projectregistratie. De CTB-oplossing P365 speelt een sleutelrol omdat het de structuur en automatisering levert om SHAPE in te zetten met Microsoft 365.

SHAPE geeft ons een betere controle over onze projecten, documenten en gegevens. Het verbetert onze interne communicatie en samenwerking in projectteams en standaardiseert onze aanpak; wat resulteert in een verbeterde efficiëntie en één bron van waarheid”

Product Owner SHAPE bij Fugro

Oplossing

Met P365 van CTB is het voor Fugro mogelijk om de manier van werken in Microsoft 365 te standaardiseren en te beheren. Intern bij Fugro heet de oplossing SHAPE en het stelt medewerkers wereldwijd in staat om efficiënter samen te werken in lijn met de wereldwijde projectmanagementprocessen.

Vanaf de start van een potentieel project in de offerteontwikkelingsfase wordt een SHAPE-omgeving ingericht door P365 om de behoeften op het gebied van samenwerking en documentbeheer te ondersteunen. Zodra het project is gewonnen, werkt P365 de Microsoft Team- en onderliggende SharePoint-site automatisch bij met aanvullende gegevens uit het projectregistratiesysteem en voegt Teams-kanalen, mappenstructuren en koppelingen naar belangrijke informatie en Power Bi-rapporten toe ter ondersteuning van de uitvoering van het project.

Door een centraal en automatisch bijgewerkt projectregister op SharePoint is de zichtbaarheid en toegankelijkheid van het project gewaarborgd. Gegevens uit het bronsysteem worden gebruikt om automatisch templates te vullen, wat tijd bespaart voor gebruikers en fouten vermindert die kunnen optreden bij het handmatig kopiëren van gegevens.

Het beheer van toegang tot de projecten voor Fugro-medewerkers wordt ook ondersteund door P365 via gestandaardiseerde rollen in SHAPE. In het provisioning proces worden algemene toegangsrechten ingesteld en daarbovenop kan een projectmanager extra teamleden uitnodigen en deze rollen toekennen. Op deze manier wordt een veilige manier van werken mogelijk gemaakt en is het altijd duidelijk wie toegang heeft tot welke gegevens.

In wezen is P365 de ‘motor’ om SHAPE aan te drijven en alle verbeteringen die het met zich meebrengt voor de manier waarop projecten binnen Fugro worden uitgevoerd. P365 maakt de veilige en efficiënte inzet van krachtige Microsoft 365 apps, zoals Microsoft Teams & Microsoft SharePoint, mogelijk.

Resultaten

De sleutel tot het succes van SHAPE is de nauwe samenwerking geweest tussen Fugro ICT, de business en het CTB-team. Het management en de key-users binnen Fugro zijn vanaf het begin actief betrokken geweest. Dit gebeurde niet alleen bij het functionele ontwerp van SHAPE, maar ook bij de proactieve aanpak van de interne communicatie, de ontwikkeling van trainingsmateriaal en het change management om de oplossing vervolgens wereldwijd te implementeren. Dit was een cruciale factor in de snelle opschaling van SHAPE: in 9 maanden werkten 2.000 gebruikers actief met SHAPE en in nog eens 6 maanden steeg dit aantal tot meer dan 3.500. Dit betekent dat de voordelen van SHAPE – een meer gecontroleerde manier van werken en betere samenwerking – breed in de Fugro-organisatie worden ervaren. Daarnaast betekent Fugro’s governance en ondersteuning van SHAPE dat de IT-organisatie de gebruikers technisch effectief kan ondersteunen en dat wijzigingen worden gemanaged om ervoor te zorgen dat de standaardisatiedoelstellingen van projectmanagement worden gehaald.