Hoe BAM kennisdeling binnen Office 365 beter inricht

Achtergrond

Koninklijke BAM Groep nv zet Provisioning for Office 365 in om in- en externe samenwerking en kennisdeling beter te organiseren. Deze CTB brancheoplossing maakt het mogelijk om SharePoint Online op grote schaal en beheersbaar uit te rollen. Dankzij de nieuwe toepassing kunnen BAM-medewerkers en externe partijen sneller reageren en wordt informatie gestructureerd opgeslagen.

Uitdaging

Koninklijke BAM Groep koos voor provisioning voor Office 365, omdat dit het proces van het verstrekken van projectsites automatiseert in SharePoint. Iets wat eerst een flinke handmatige uitdaging was. Met Provisioning worden alle regels, autorisaties, documentstromen en workflows die een bedrijf hanteert voor projecten in een template vastgelegd, zodat dergelijke projectsites gemakkelijk door BAM-medewerkers kunnen worden gerealiseerd zonder tussenkomst van IT. In de komende maanden worden in totaal vijftien templates gebouwd. BAM heeft gekozen voor een gefaseerde aanpak. Verschillende BAM-bedrijven gebruiken inmiddels gestructureerde SharePoint-templates voor projecten en kennissites.

Oplossing

Jeroen Bestebreurtje van BAM ICT zegt over de samenwerking: “BAM was op zoek naar een goede tool voor provisioning om uniformiteit bij de uitrol van projecten te bereiken. Voor het selectieproces hadden we een aantal eisen opgesteld. De oplossing van CTB overtrof onze verwachtingen. Zo was het voor ons belangrijk om zelf eenvoudig templates te kunnen toevoegen en aan te passen. De oplossing van CTB biedt deze mogelijkheden. Daarnaast is dit het enige off-the-shelf Office 365-product dat gelijk klaar was voor gebruik. Hierdoor konden we snel aan de slag.”

Yuri Ramdhani, Managing Director van CTB: “BAM werkt projectmatig, hierbij speelt goed informatiebeheer een grote rol. Informatie wordt per project verwerkt, de hoge informatie-intensiteit en vele rollen brengen een hoop complexiteit met zich mee. Zonder vastomlijnde templates gaat dit vaak ten koste van uniformiteit. Met Provisioning for Office 365 wordt dit verholpen. Door het snel aanmaken van nieuwe projectsites in SharePoint en de daaraan verbonden regels te automatiseren kunnen teams onafhankelijk van IT nieuwe projecten starten die voldoen aan alle gestelde eisen. Zo wordt niet alleen de uniformiteit bereikt waarnaar BAM op zoek is, maar wordt ook aanzienlijke tijdwinst geboekt.”