Een succesvolle Office 365 implementatie bereik je zo

Een succesvolle Office 365 implementatie bereik je zo

Stel je voor, je bent werkvoorbereider of projectleider bij een bouwbedrijf. Jullie werken met Office 365 en inmiddels weet je dat je een Team aan kunt maken binnen de applicatie. De introductie van Office 365 viel je alles mee, want je zag allerlei namen en documenten terugkomen waar je dagelijks mee werkt.’ Aan het woord is Yuri Ramdhani, algemeen directeur bij CTB. Prima, zou je denken. Maar de praktijk is echter wel weerbarstiger.

Kies een heldere strategie

Dat zit zo, achter het aanmaken van SharePoint sites, Teams en bijbehorende kanalen, dient een duidelijke visie te zitten. Meer op praktisch niveau uitgelegd: een werkomgeving dient gestandaardiseerd te worden op basis van het proces zodat deze aansluit op de dagelijkse praktijk van de gebruikers. Om dit goed te kunnen doen heb je inhoudelijke kennis over de branche nodig.

Zo stel je aan een kleine klus bijvoorbeeld andere eisen op het gebied van documentbeheer en communicatie als je dat aan een groot UAV-GC project doet. Op basis van het werk, bijvoorbeeld een tender, project of service order, dat je uitvoert en de informatiebehoefte pas je de werkomgeving aan zodat je de herkenbaarheid vergroot. Op die manier kan je snel en gecontroleerd slagen maken.

Bij CTB richten we ons daarom heel bewust op de wereld van techniek en bouw en alles wat daarmee samenhangt. We snappen hoe deze wereld werkt, kennen de termen en begrijpen de standaarden. Een praktisch voorbeeld van hetgeen we voor onze klanten regelen, is het gelijktijdig aanmaken van een SharePoint site en bijbehorend Team voor de uitvoering van een project. Met onze aanvullende gebruikersbeheerfunctie kan je op basis van rollen, projectleden en externen toegang gegeven. De autorisatie in Teams is daarbij direct geregeld.

In de toekomst kan dit ook op kanaalniveau als Microsoft private channels gaat ondersteunen. Bovenstaand is slechts een voorbeeld van een hele specifieke oplossing die direct zeer praktisch inzetbaar is.

500 verschillende kanalen

Een ander voorbeeld, stel je voor, je bent servicemonteur en via je bedrijf kun je wel voor 500 verschillende opdrachtgevers op een order worden ingepland. Het is dan niet handig om in 500 Teams aanwezig te zijn, maar je kunt er wel verschillende kanalen van maken. Dit eenvoudige voorbeeld snijdt een dieper liggende uitdaging aan: wanneer zet je een Team in wanneer een kanaal of alleen een SharePoint-site?

Op dit moment kun je zo’n 250 teams aanmaken per gebruiker, in onze visie met P365 kijken we naar de onderlinge samenhang van informatie binnen het primaire proces van onze klanten en bepalen daarop de inzet van de diverse Office 365-toepassingen. Moraal van dit nogal praktische verhaal? Ga samen met ons aan tafel en denk één keer goed na over de manier waarop je SharePoint, Teams en de kanalen in wilt richten en werk vanuit die structuur verder.

Leg duidelijk uit waarom je Office 365 gaat inzetten, geef aandacht aan de verandering en maak heldere afspraken over de projectrandvoorwaarden. Omdat er zo ontzettend veel mogelijkheden zijn en de materie vrij complex, is het handig om dit samen met een gedegen business partner te doen’, besluit Yuri.

Aan de slag met een succesvolle Office 365 implementatie

Het spreekt voor zich dat we je graag met onze ervaring, kennis en kunde terzijde staan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies, en richt jezelf vooral op de kernactiviteiten. Zelf het wiel uitvinden kost je onnodig veel tijd en energie en wij houden ons juist dagelijks met dit vakgebied bezig. We denken graag met je mee.