Starten met Microsoft Teams Governance: zo doe je dat

Microsoft Teams is een belangrijke toepassing binnen de moderne werkplek. Om ervoor te zorgen dat Teams optimaal gebruikt kan worden, is goede Governance van belang. Dit betekent onder andere dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over toegang tot Teams, werkwijze, processen en integratie in bestaande business applicaties.

Toegang tot Teams

In het begin kan iedereen binnen de organisatie Teams gebruiken. Het is echter verstandig om te bepalen wie er toegang tot Teams krijgt. Er zijn verschillende aspecten waar rekening mee gehouden moet worden:

• Welke personen hebben toegang tot de gehele Teams en onderliggende kanalen?
• Welke documenten mag iedereen zien of zijn vertrouwelijk?
• Welke informatie mag worden uitgewisseld in Teams?
• Mag iedereen zelf documenten toevoegen aan Teams?

Bepalen wie er toegang tot Teams krijgt, is niet eenvoudig. Er zijn verschillende factoren waar rekening mee gehouden moet worden. Het is belangrijk om een goede balans te vinden tussen het openstellen van Teams en de veiligheid van de informatie. Die balans ligt bij iedere organisatie anders.

Werkwijze

Microsoft Teams is een flexibele tool die kan worden aangepast aan de wensen van de gebruikers. Dit betekent dat er verschillende werkwijzen kunnen worden toegepast. Er zijn een aantal zaken waar rekening mee gehouden moet worden:

• Welke afspraken worden gemaakt over de samenwerking in Teams?
• Welke processen moeten worden gevolgd?
• Op welke manier wordt Teams met de bestaande business applicaties geïntegreerd?
• Is er aanvullende software nodig om optimaal gebruik te kunnen maken van Teams?

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de werkwijze in Teams. Dit voorkomt verwarring en onduidelijkheid. Er zijn verschillende processen waar rekening mee gehouden moet worden. Denk dan bijvoorbeeld aan het aanmaken van nieuwe Teams en het bijwerken van bestaande Teams waarvan de status wijzigt.

Ook is het belangrijk om te bepalen op welke manier Teams en de bestaande business applicaties geïntegreerd worden. Zo voorkom je dat er problemen ontstaan door dubbele of foutieve informatie in de verschillende applicaties.

Integratie met bestaande business applicaties

Microsoft Teams is een belangrijke toepassing binnen de moderne werkplek. Om ervoor te zorgen dat Teams optimaal gebruikt kan worden, is goede integratie in de bestaande business applicaties van belang. Er zijn verschillende aspecten waar rekening mee gehouden moet worden:

• Welke rol speelt Teams in het bestaande IT-landschap?
• Wat zijn de afhankelijkheden tussen Teams en andere applicaties?
• Welke processen moeten worden aangepast om Teams optimaal te laten functioneren?

Goede integratie in het bestaande IT-landschap is essentieel om Teams optimaal te laten functioneren. Er moeten afspraken worden gemaakt over de rol van Teams, de bestaande business applicaties en de afhankelijkheden tussen Teams en die andere applicaties. Ook moeten processen worden aangepast om Teams optimaal te laten functioneren. Kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Bij CTB vertellen we je graag hoe je dit handig aanpakt in een persoonlijk gesprek.