6 business redenen om Microsoft Teams aan ERP of CRM te koppelen

Steeds meer bedrijven kiezen voor het koppelen van Microsoft Teams aan het ERP of CRM. En met P365 van CTB kan dat eenvoudiger dan je denkt, ongeacht welk bronsysteem je gebruikt. Een belangrijke vraag om vooraf te beantwoorden is; waarom zou ik dit doen?

In deze blog ontdek je het antwoord op die vraag en lees je welke business voordelen de koppeling heeft voor projectorganisaties. In volgende blog zet ik de voordelen vanuit een ICT-perspectief uiteen en daarna organiseren wij een webinar waarin we ingaan op hoe deze integratie gerealiseerd wordt met de cloudoplossing P365 van CTB.

Een integratie tussen Teams en ERP of CRM betekent dat er data uit het bronsysteem wordt gebruikt om het aanmaken van Teams en de inrichting daarvan (kanalen, folders, metadata en meer) volledig te automatiseren. Dat heeft een aantal grote voordelen voor de bedrijfsvoering én voor gebruikers.

1. Brede procesondersteuning en doorbreken van silo’s

Het is goed om te beseffen dat de toepassing van Teams (en SharePoint) verassend breed kan zijn en dat deze toepassingen sterk profiteren van een integratie met een bestaand bronsysteem. Voor een technische of zakelijke dienstverlener kunnen bijvoorbeeld deze processen ondergebracht worden in Teams:

• het offerteproces
• verschillende type projecten
• beheerscontracten
• asset management
• serviceportaal
• klantdossiers
• en meer…

In alle voorbeelden zal een organisatie al een registratie hebben in een operationeel bronsysteem. Echter, deze systemen zijn nagenoeg nooit gericht op samenwerking, document management of takenbeheer. En dat is Teams nou juist wel. Door deze aspecten bij elkaar te brengen ontstaat er een integrale werkwijze die ongekend is. Eindelijk een kans om de traditionele silo’s te doorbreken en een volgende stap te zetten in efficiënter werken.

2. Automatiseren voorkomt inconsistentie en dubbele data invoer

Bij het aanmaken van een Team – bijvoorbeeld voor een project – is één van de eerste belangrijke aspecten de naamgeving. Het allereerste waar een integratie voor zorgt, is dat de naam van het Team (of het kanaal) exact overeenkomt met de naam in het ERP, desgewenst nog aangevuld met bijvoorbeeld een projectnummer.

Maar ook de overig nuttige data zoals; projectbeschrijving, klantgegevens, projectleider, teamleden, start- en einddatum, projectkenmerken, enzovoorts kan direct in het Team opgeslagen worden om gebruikt te worden op diverse manieren; bijvoorbeeld als metadata bij een document.

Dat gebeurt allemaal geheel automatisch bij het aanmaken van een nieuw project, zonder dat er op enig moment dubbel data ingevoerd hoeft te worden.

3. Duidelijkheid door een uniforme werkwijze

Een klein klusje heeft geen baat bij een compleet Team. Een kanaal of zelfs alleen een folder in een gedeeld kanaal kan al voldoende zijn. Een project waarin gevoelige informatie verwerkt wordt vraagt om een strikte rechtenstructuur, maar dat kan voor een ander type project wel eens te strikt zijn. Het aanmaken van een Team, kanaal, folder, SharePoint site, et cetera. kent vele mogelijkheden. Belangrijk is dat de inrichting aansluit bij het werk dat gedaan moet worden. Kortom, er ontstaat al snel variatie in het gebruik van Teams afhankelijk van wat nodig en handig is.

Bij een integratie met ERP kan automatisch gekozen worden voor de juiste inzet van een Team, kanaal enzovoorts. Op basis van (door de organisatie bepaalde) templates wordt geautomatiseerd precies datgene aangemaakt wat nodig is. Het gebruik van templates zorgt er ook voor dat trainingsmateriaal en instructies gestandaardiseerd kunnen worden, dat is van groot belang voor een brede adoptie bij huidige medewerkers en de onboarding van nieuwe medewerkers.

Bovendien draagt een meer uniforme werkwijze ook in grote mate bij aan de kwaliteit van uitgevoerd werk, de mogelijkheden om processen te verbeteren en de flexibele inzet van personeel.

4. Bredere toegang tot waardevolle informatie

Informatie in een ERP- of CRM-bronsysteem is niet altijd voor iedereen toegankelijk. Bij een integratie met Teams komt relevante data beschikbaar voor een bredere doelgroep, bijvoorbeeld in een centraal (geautomatiseerd gevuld en bijgewerkt) projectregister waar de hele organisatie bij kan, iedereen kan namelijk met Teams en SharePoint werken.

In een project, offerte of klantregister kan je met ‘views’ en filters precies het inzicht krijgen waar je naar op zoek bent. Ook direct zoeken kan; op kenmerken van een project of een projectnaam bijvoorbeeld.

Nog een bijkomend voordeel is dat zo’n register ook handmatig aangevuld kan worden, bijvoorbeeld met een link naar informatie in een ander systeem. Zo is alles op één plek te vinden, neemt de transparantie toe, wordt kennis sneller gedeeld en lopen processen soepeler.

5. Geen gegevens meer overtypen, maar vul een documentsjabloon met ERP-data

Veel organisaties werken met documentsjablonen om processen te optimaliseren, kennis te verspreiden en kwaliteit te bewaken. Een groot deel van deze sjablonen zijn statische documenten die telkens handmatig gevuld moeten worden. Daarbij blijven gebruikers vaak ook lange tijd gebruik maken van een kopie van het laatst gebruikte sjabloon waardoor nieuwe versies van een sjabloon, maar moeizaam doordringen in de organisatie.

Een integratie met een bronsysteem zorgt ervoor dat data die handmatig nogmaals ingevoerd zou moeten worden in een sjabloon reeds beschikbaar is in Teams. Met de Document Template functionaliteit van P365 roept een gebruiker het benodigde sjabloon aan. Dit sjabloon wordt automatisch geopend vanuit de centrale sjablonenbibliotheek met de laatste goedgekeurde versies van alle sjablonen. Het document wordt vervolgens automatisch gevuld met alle relevante specifieke data én opgeslagen op de juiste plek in het dossier. Dit bespaart enorm veel tijd, reduceert fouten en verbetert de adoptie van de nieuwste sjablonen drastisch.

6. Gemakkelijker en productiever samenwerken, ook met externen

Een integratie tussen Teams en het ERP maakt het voor medewerkers veel aantrekkelijker om meer in Teams te werken. En dat is goed nieuws, want Teams maakt de samenwerking, zowel intern als extern, veel gemakkelijker en efficiënter. Met collega’s, opdrachtgevers en partners kun je informatie delen of samenwerken in één centrale locatie, je hoeft niet meer te zoeken naar de laatste communicatie of de laatste versie van een document. Die staat namelijk altijd op dezelfde plek, voor iedereen.

Communicatie in Teams is bovendien sneller en transparanter. Archiveren van communicatie behoort tot het verleden, want die staat al in het dossier en is voor alle teamleden in te zien. Eventueel vertrouwelijke communicatie en documenten zijn uiteraard af te schermen. Met de komst van de Teams Shared Channels en Teams Connect in het najaar van 2021 wordt de samenwerking met externen eenvoudiger dan ooit tevoren.

Kortom, de integratie tussen Teams en het ERP of CRM ondersteunt bij productiever samenwerken en maakt meer doen in dezelfde tijd mogelijk.