Van de netwerkschijf naar Teams en SharePoint

Beperkingen van de netwerkschijf  

Gebruikt jouw organisatie de netwerkschijf voor het opslaan en delen van bestanden? Dan is er een grote kans dat je tegen problemen aanloopt als het op samenwerking aankomt. Zo ben je vaak eeuwen kwijt om het juiste bestand te vinden.

Netwerkschijven vaak moeilijk toegankelijk, vooral op mobiele apparaten. Ook is tegelijkertijd aan documenten werken niet mogelijk. Slimme functies zoals versiebeheer en een handige documentstructuur ontbreken meestal. Hierdoor ontstaan snel problemen, zoals verschillende versies van documenten die doorgestuurd worden via e-mail.

Deze beperkingen zorgen voor een hoop hoofdpijn en een rommelige digitale werkomgeving. Gelukkig kan dit ook anders door over te stappen van de netwerkschijf naar Teams en SharePoint. 

Waarom jij wilt overstappen naar Teams en SharePoint

Teams en SharePoint, onderdeel van Microsoft 365 (M365), bieden veel meer mogelijkheden dan de traditionele netwerkschijf. M365 is gebruiksvriendelijk, maakt samenwerken eenvoudig en biedt veel flexibiliteit. We zetten de belangrijkste voordelen hieronder op een rijtje. 

Altijd en overal toegang tot documenten en real-time samenwerken

Met Teams en SharePoint heb je altijd en overal toegang tot je documenten, waardoor je flexibel werkt, waar en wanneer je wilt. Samenwerken in real-time is eenvoudig: in Teams werk je samen met collega’s aan documenten en zie je meteen wie wat aanpast. Terwijl jij aan een slide werkt, voert een collega bijvoorbeeld wijzigingen door. Deze functie is direct beschikbaar en maakt samenwerking veel efficiënter.

Slimme zoekfuncties

Maak je de overstap van de netwerkschijf naar M365, dan kun je eenvoudig gebruikmaken van slimme zoekfuncties. Hierdoor vind je snel specifieke informatie, zelfs op basis van tekst in een pdf, doordat documentinhoud automatisch wordt geïndexeerd.  Of filter bijvoorbeeld op afdeling, team, project of eigenaar. Zo verspil je voortaan geen tijd meer met het zoeken naar het juiste document.

Geavanceerd versiebeheer

Geavanceerd versiebeheer slaat documentversies automatisch op. Je bekijkt eenvoudig eerdere versies, ziet wijzigingen en herstelt oudere versies. Handmatig werken met versienummers of datums in bestandsnamen is niet meer nodig, en duplicaten voorkom je. Hoewel dit een andere manier van werken is, vinden gebruikers het al snel efficiënter.

Flexibele documentstructuur 

Microsoft 365 biedt flexibele manieren om documenten te ordenen. In Teams en SharePoint werk je met traditionele mappenstructuren of gebruik je metadata, zoals status of laatste wijzigingsdatum. Zo vind je snel en gemakkelijk de juiste documenten.

Sterke beveiliging en integratie van communicatie en documenten

Teams en SharePoint beschermen je data met sterke beveiligingsopties. M365 combineert communicatie en documentbeheer, zodat gesprekken en documenten bij elkaar blijven. In een kanaal bespreek je bijvoorbeeld een document, inclusief goedkeuringsflows. Dit geeft je een duidelijk overzicht van de documenthistorie, met wijzigingen en communicatie.

Kortom, Microsoft 365 maakt samenwerking, documentbeheer en communicatie eenvoudig én veilig. Als je organisatie de overstap maakt van de netwerkschijf naar Teams en SharePoint, is het belangrijk de bijbehorende uitdagingen te begrijpen. 

Uitdagingen bij de overstap naar M365

De overstap naar Microsoft 365 biedt veel voordelen, maar kan ook uitdagingen met zich meebrengen. Veel projecten falen door:

• Onvoldoende kennis: gebrek aan inzicht in wat Microsoft 365 kan, zorgt voor gemiste kansen.
• Negatieve ervaringen: chaos en een wildgroei aan Teams kan zorgen voor weerstand.
• Snel en rommelig migreren: alleen SharePoint implementeren zonder Teams kan voor problemen zorgen door gebrek aan structuur.
• Weinig aandacht voor training: zonder voldoende training gebruiken mensen de tools niet efficiënt. Of nog erger: adoptie blijft achter. 
• Oude werkwijzen blijven gebruiken: gebruikers blijven bijvoorbeeld mappenstructuren maken in de cloud, in plaats van de flexibele mogelijkheden van Microsoft 365 te gebruiken.

Om deze valkuilen te vermijden is een zorgvuldige overstap van netwerkschijf naar M365 belangrijk. Alleen zo kun je de voordelen van Teams en SharePoint écht benutten. 

Tips voor een succesvolle overstap naar Teams en SharePoint 

Om de overstap van netwerkschijf naar M365 succesvol te laten verlopen geven we je een aantal handige tips: 

• Begin met een plan. Richt je op hoe M365 de efficiëntie binnen je organisatie kan verhogen. Denk bijvoorbeeld aan het verminderen van handmatig werk, het verkrijgen van meer inzicht om risico's te verkleinen, of het verbeteren van de reactiesnelheid naar klanten. 
• Ontwerp een duidelijke structuur. Zorg voor een overzichtelijke indeling in Teams en SharePoint om chaos te voorkomen. 
• Neem Teams direct mee. Richt Teams in als centrale hub voor samenwerking vanaf het begin. Zo voorkom je dat je later tegen problemen aanloopt door gebrek aan structuur. 
• Investeer in adoptie en training. Geef medewerkers de tijd en middelen om de nieuwe tools onder de knie te krijgen. 
• Werk gefaseerd. Start met een pilotproject om draagvlak op te bouwen. Zo geef je werknemers rustig de tijd om te wennen aan de overstap. 
• Besteed aandacht aan Governance. Stel duidelijke regels en automatisering in om chaos te voorkomen en de Teams-omgeving goed te organiseren. 

Kan jouw organisatie wel wat hulp gebruiken om deze tips in de praktijk te brengen? CTB helpt je hier graag bij. 

Hoe CTB je helpt bij de overstap

Bij de overstap van een netwerkschijf naar Teams en SharePoint is het belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurt. Zo werk je voortaan veilig en efficiënt samen met collega’s en externen. Bij CTB hebben we ruime ervaring met deze overstap en weten we precies hoe je dit succesvol aanpakt. We helpen je om het meeste te halen uit de mogelijkheden van M365 en adviseren je in de aanpak van de overstap.

Een belangrijke stap in dit proces is het toepassen van geautomatiseerde Teams Governance. Dit zorgt voor een overzichtelijke en gestructureerde werkomgeving in M365 waarin werkprocessen helder zijn ingericht en samenwerking, taken en documentbeheer soepel verlopen.

Met P365 krijg je volledige controle over je Microsoft-omgeving. Belangrijke gegevens, zoals teamtitels en leden, worden opgeslagen in een overzichtelijk register, gerangschikt op bijvoorbeeld afdeling of verloopdatum. Daarnaast automatiseert P365 processen, zoals het archiveren van tijdelijke projecten, en signaleert het storingen snel dankzij dagelijkse tests als clouddienst.

Kortom, CTB brengt jouw organisatie een heldere, betrouwbare en geautomatiseerde structuur voor één manier van samenwerken. Dit zorgt voor een slimmere werkomgeving. 

Succesvol van de netwerkschijf naar M365

De overstap van de netwerkschijf naar Microsoft 365 heeft veel voordelen, maar vraagt wel om een goede voorbereiding. Met de juiste aanpak werk je efficiënter samen en voorkom je problemen op de lange termijn. Begin met een goed plan, zorg voor een duidelijke inrichting en betrek Teams vanaf het begin. Zo haal je het meeste uit je investering.

P365 helpt bij de overstap naar Teams en SharePoint en zorgt voor een blijvende verbetering van je werkprocessen. We vertellen je er meer over in deze expertsessie.