Aan de slag met Governance: breng structuur en efficiëntie in Teams én SharePoint
Bij CTB geloven we in de kracht van Microsoft Teams en SharePoint. Het is voor ons meer dan een tool: het is de basis van onze communicatie en samenwerking. Maar we weten uit ervaring dat het niet altijd makkelijk is om een goed georganiseerde Teams- en SharePoint-omgeving op te zetten.
Het vinden van documenten duurt hierdoor vaak eindeloos en duidelijke afspraken over indeling van Teams, Channels en (groeps) chats ontbreekt. Deze wildgroei zorgt al snel voor chaos. En voor een hoop hoofdpijn.
Tijdens onze expertsessie Aan de slag met MS Teams Governance lieten we zien hoe je met duidelijke regels en richtlijnen grip houdt op het gebruik van Teams en SharePoint. Denk aan zaken als toegang, beveiliging, communicatie en documentbeheer. Dit alles valt onder Microsoft Governance.
Ook deelden we praktische tips om structuur en overzicht te brengen in Teams en SharePoint. In dit artikel lees je de belangrijkste inzichten uit de sessie.
Waarom Governance belangrijk is voor een duidelijke Teams- en SharePoint-omgeving
Microsoft Teams biedt veel mogelijkheden om samen te werken, maar zonder duidelijke afspraken wordt het al snel chaotisch. Denk aan te veel Teams zonder duidelijke functies, verspreide documenten en onduidelijke communicatie.
Governance biedt de oplossing. Het zorgt voor regels en processen die Teams efficiënt, veilig en overzichtelijk houden. Zonder Governance kunnen Teams en SharePoint niet optimaal worden gebruikt. Governance geeft controle en helpt bij het goed aanmaken, beheren en beëindigen van Teams.
Zes stappen voor effectieve Teams Governance
Wil jij meer structuur en efficiëntie creëren binnen de Teams- en SharePoint-omgeving van jouw organisatie? Volg dan deze zes stappen voor effectieve Teams Governance:
1. Bepaal doelen en afspraken
Begin met een helder plan. Welke rol speelt Teams in jouw organisatie? Bijvoorbeeld: alle communicatie en documenten van een afdeling worden voortaan via Teams gedeeld. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt. En dat helpt weer om processen goed op elkaar aan te laten sluiten.
2. Reguleer het aanmaken van Teams
Beperk wie Teams mag aanmaken, of stel een geautomatiseerd proces in zodat alleen relevante Teams worden gecreëerd. Zo voorkom je onduidelijkheden en overbodige Teams die moeilijk te beheren zijn.
3. Classificeer Teams
Definieer welke soorten Teams er zijn, bijvoorbeeld projectteams of afdelingsteams, en geef ze duidelijke kenmerken. Dit maakt het makkelijker te begrijpen waarvoor elk Team dient en hoe het beheerd moet worden. Dit zorgt voor overzicht en voorkomt verwarring.
4. Beheer levenscyclus
Maak afspraken over hoe en wanneer Teams gearchiveerd of beëindigd worden. Zo kun je tijdelijke projectteams automatisch archiveren na afloop. Dit voorkomt dat oude of inactieve Teams blijven bestaan en onnodige opslagruimte gebruiken.
5. Zorg voor sterke beveiliging en compliance
Zorg voor een veilige omgeving door toegang en vertrouwelijkheid centraal te beheren. Teams biedt de mogelijkheid om gedetailleerd in te stellen wie toegang heeft tot welke documenten, wat belangrijk is voor de bescherming van gegevens en het voldoen aan wetgeving.
6. Ondersteun werkprocessen
Gebruik Teams voor specifieke werkprocessen, zoals offertes of projectmanagement, en combineer dit waar nodig met andere systemen. Dit zorgt voor efficiëntie en structuur. Zo helpt automatisering veel handmatige taken verminderen.
Wil je bovenstaande zes stappen eenvoudig in de praktijk brengen voor effectieve Teams Governance? Automatisering helpt je hierbij.
De rol van automatisering bij Teams Governance
Het mooie van Teams Governance is dat je het eenvoudig kunt automatiseren. Dat maakt het extra waardevol om hierin te investeren. Automatisering biedt namelijk de volgende voordelen:
- Selfservice voor het aanmaken van Teams: gebruikers vullen een formulier in en het team wordt automatisch aangemaakt met de juiste instellingen. Dit versnelt het proces en zorgt ervoor dat alles goed gaat, zonder tussenkomst van IT.
- Registers en controle: alle Teams worden vastgelegd in een register, en afwijkingen, zoals ontbrekende eigenaren, worden automatisch opgemerkt. Dit helpt om overzicht te houden.
- Levenscyclusbeheer: Teams kunnen makkelijk worden gearchiveerd via geautomatiseerde processen. Dit zorgt voor structuur om tijdelijke projecten en Teams netjes af te sluiten.
- Maatwerk en integratie: de meeste automatisering past precies in bestaande structuren en processen, met veel mogelijkheden voor aanpassing. Of het nu gaat om specifieke teamstructuren of integratie met andere software.
Nu je helemaal op de hoogte bent van hoe automatisering je helpt bij effectieve Teams Governance, is het tijd voor de volgende stap: een succesvolle implementatie.
Praktische tips voor een succesvolle implementatie
Het succesvol implementeren van Teams Governance klinkt spannender dan het is. Hieronder geven we je een aantal praktische tips waarmee jij het op de juiste manier aanpakt.
Creëer draagvlak bij het management
Governance werkt alleen als iedereen in de organisatie, inclusief het management, achter de aanpak staat. Leiderschap is namelijk belangrijk voor een goede implementatie van Teams en voor het integreren ervan in de bedrijfsprocessen. Zo krijg je iedereen mee.
Betrek medewerkers
Door gebruikers te betrekken bij het opstellen van regels, zorg je voor meer begrip en betrokkenheid. Hoe meer medewerkers zich verbonden voelen met het proces, hoe groter de kans dat ze de regels ook daadwerkelijk volgen.
Begin simpel
Start met een paar basisregels en bouw deze stap voor stap uit. Probeer niet alles meteen perfect in te richten. Begin met de basis en pas je strategie aan naarmate je meer leert over wat goed werkt.
Zorg voor een duidelijke uitleg en training
Communiceer duidelijk over de nieuwe werkwijze en bied ondersteuning waar nodig. Gebruikers hebben vaak hulp nodig om de nieuwe structuur te begrijpen en onder de knie te krijgen. Training en duidelijke uitleg kunnen hierbij helpen.
Kun je wel wat hulp gebruiken om Teams Governance succesvol te implementeren binnen jouw organisatie? Bij CTB ondersteunen we je hier graag bij.
Hoe CTB je helpt met effectieve Teams Governance
Bij CTB werken we al vanaf het begin met Teams en SharePoint als basis voor samenwerking. We weten daarom hoe uitdagend het kan zijn om structuur te brengen in de vele mogelijkheden die deze tools bieden. Zonder een duidelijke aanpak wordt samenwerken al snel chaotisch.
Om dit probleem aan te pakken, ontwikkelden we P365: software die Teams- en SharePoint-omgevingen automatiseert, organiseert, beheert én archiveert. Wat begon als een klein idee, is inmiddels een oplossing die dagelijks door meer dan 20.000 gebruikers wordt ingezet.
P365 biedt de structuur en Governance die nodig zijn om M365 effectief in te richten. Zo kunnen organisaties efficiënter samenwerken, zonder te verdwalen in de talloze opties. Kan jouw organisatie wel wat hulp gebruiken bij het optimaal inrichten van M365? Boek dan een gratis Teams en SharePoint Governance Audit.
In een gesprek van 45 minuten kijkt een van onze Microsoft Governance-experts naar jouw situatie. We delen onze observaties en sturen je achteraf een concreet en vrijblijvend advies waarmee je direct aan de slag kunt—met óf zonder CTB.
Klaar met de chaos in Teams en SharePoint?
Kies voor efficiënte werkprocessen, voldoe aan regelgeving en verbeter de samenwerking met collega’s en externen, vandaag.