Zo verminder je effectief de faalkosten binnen je organisatie

Zo verminder je effectief de faalkosten binnen je organisatie

Stage lopen is één van de leukste dingen die we doen om een klant van haver tot gort te leren kennen. Samen die bouwkeet in en letterlijk met onze neus bovenop de werkzaamheden en de onderliggende processen’, vertelt Bas de Wit, lead consultant bij CTB. Het bedrijf timmert hard aan de weg: men richt zich op project- en documentmanagementoplossingen voor bedrijven in techniek, bouw en offshore met als doel faalkosten te verlagen.

Standaardiseer je proces

Faalkosten ontstaan in basis doordat processen niet goed ingeregeld zijn. Er zijn immers verschillende type projecten én daarmee gestandaardiseerde processen per type project. Bij onvoldoende processtandaardisatie worden documenten op verkeerde plaatsen opgeslagen en er zijn geen gestandaardiseerde templates voor het uitbrengen van bijvoorbeeld offertes.

Wie kent niet het voorbeeld van de offerte van klant x die handmatig wordt gemuteerd naar een offerte van klant y. Fouten zijn nogal eens het gevolg. Bovendien,’vervolgt Bas, ‘wil je voor een groot infraproject andere voorwaarden en tekstpassages opnemen dan voor een relatief eenvoudige opdracht. En daarnaast verminder je faalkosten het meest effectief als het proces en alle onderdelen daarvan zoveel mogelijk gestandaardiseerd zijn.’

De juiste versie, op het juiste moment, op de juiste plaats

In de auto-industrie zijn ze daar bijvoorbeeld al heel ver in, in die branche zijn ze continu bezig met het perfectioneren van standaardisatie en het actief werken aan maximale procesoptimalisatie. In zo’n geoptimaliseerd proces maak je bijvoorbeeld afspraken over hoe en waar je documenten opslaat, zodat deze zowel vanuit de interne organisatie als de externe werkvloer benaderd kunnen worden. Iedereen, van projectmanager tot werkvoorbereider en van calculator tot chef monteur, weet precies waar hij wat kan vinden.

Wanneer je dit goed inricht dan werkt iedereen ook altijd met de juiste versie van een bepaald document. En dat kan gaan over een bepaalde werktekening die op de bouwplaats gebruikt wordt, tot een uitgebreid plan van aanpak waarin de laatst gewijzigde afspraken opgenomen zijn. Bovendien zijn medewerkers door deze manier van werken gemakkelijk onderling uitwisselbaar, omdat alle benodigde projectinformatie continu en helder op een voor iedereen bereikbare plaats is opgeslagen.

Kijk je op deze manier naar faalkosten en de reductie daarvan, dan is het voor een organisatie die wil veranderen dus bijzonder zinvol om documenten en processen te structureren en standaardiseren en van de juiste rechtenstructuren te voorzien: een projectmanager heeft immers andere bevoegdheden nodig dan de betrokken chef monteur. Bovendien is ook het geven van feedback belangrijk: de organisatie kan hier weer actief van leren door deze op de juiste plek te verzamelen en weer te geven.

Hoge faalkosten door halve afspraken

Kijk, fouten (en dus faalkosten) voorkom je zoveel mogelijk door goede afspraken met elkaar te maken. Wanneer je als bedrijf intern op je server al een duidelijke documentenstructuur hebt aangemaakt, dan is dat een goed begin. Maar tegelijkertijd is het pas een klein onderdeeltje van het proces. De vervolgstap kan zijn dat je ervoor zorgt dat de opslagstructuur overal en voor iedereen (die daartoe gemachtigd is) toegankelijk is.

Daarnaast moet je er natuurlijk ook voor zorgen dat iedereen bekend wordt met een nieuwe werkwijze. Maar ook uitleg over alle stappen, het actueel houden van een proces en het blijven centraliseren van je communicatie is een terugkerend onderdeel.

Eén waarheid door de hele keten

'Wanneer je deze manier van werken eenmaal met elkaar in de vingers hebt, dan heb je goud in handen. Als informatie altijd en overal toegankelijk is, je communicatie gecentraliseerd dan maak je minder fouten, worden medewerkers onderling beter uitwisselbaar, zijn nieuwe medewerkers eerder op stoom, en verbeter je als bedrijf je algemene professionele uitstraling. Er wordt, in de meest optimale situatie immers met één waarheid gewerkt, over de hele keten heen’, besluit Bas.

Terug naar de basis

‘We starten altijd met de basis: we willen graag weten wat de business-doelstellingen van de klant zijn. Dat kan zijn faalkosten terugdringen, hogere omzet realiseren in een bepaald marktsegment of het bedrijf ontwikkelen van een regionale naar een landelijke focus. Pas wanneer dit helemaal helder is, kunnen we inzetten op duurzame verandering met gerichte acties die ondersteunend zijn aan het doel.

Uiteindelijk is techniek een middel en geen doel op zich: onze oplossing zet je in, omdat je iets anders wilt bereiken. Zoals bijvoorbeeld een mooie brug aanleggen of innovatieve installaties bouwen en onderhouden.’