Meer overzicht en structuur voor serviceprovider Iton

Achtergrond

Iton is een serviceprovider. Voor hun klanten regelen ze alles rondom de digital workspace. Tijdens projecten die ze doen, loopt er tussen hen en de klant een vrijwel continue stroom aan informatie. Denk hierbij aan projectvoorstellen, projectplanningen en inventarisatielijsten. Hier komen flink wat uitdagingen bij kijken.

Uitdaging

"Informatie-uitwisseling kunnen we niet meer doen op de manier waarop we het gewend waren. Daarvoor is de manier waarop we samenwerken teveel veranderd. We hebben overzicht nodig, helderheid rondom de status van documenten en de mogelijkheid om up-to-date documenten altijd te kunnen delen met klanten of derde partijen.

Daarom zochten we naar een structuur, een systeem waarmee we in één keer alle communicatie en documentatie rondom een project konden opslaan en beheren. En de onderliggende techniek moest van Microsoft zijn want we werkten onderling al samen binnen Teams en publiceerden onze finale documenten al binnen SharePoint. CTB levert ons met P365 precies die structuur en mogelijkheden.

Oplossing

P365 ligt als een “schil” over Office 365 heen en rubriceert per fase alle documentatie en communicatie. Elke klant heeft zijn eigen portal waar alle documenten staan die we tijdens een project nodig hebben. Up-to-date, online. De klant kan ook zelf documenten toevoegen. Onze regel is: als het niet op de klantsite staat, bestaat het niet.

Bovendien biedt P365 een dashboard waar we snel, in een oogopslag, de status van documenten kunnen zien. Ook staat aangegeven wie aan zet is om een document compleet te krijgen. Het systeem ondersteunt op deze manier onze workflow. En we hebben nooit meer discussie over versies. Dit werkt. Met P365 schiet de klanttevredenheid omhoog. Zij kunnen ook anytime de voortgang zien en ook zij hebben snel en makkelijk toegang tot alle documenten. We werken allemaal een stuk efficiënter.

Last but not least: Doordat CTB deze rubriceringen al jaren maakt, hebben ze een standaardpakket kunnen ontwikkelen dat op elke klant nog iets kan worden toegespitst. Dankzij dat standaardpakket, worden we op geen enkele manier geremd door maatwerk. Zonder kosten kunnen we snel meeliften met alle nieuwe functionaliteiten en innovaties van Microsoft. Dat is prettig, want we willen ons wel speciaal voelen, maar niet speciaal zijn. Want dan wordt het duur."